La Secretaría de Educación Pública (SEP) es una de las instituciones más grandes y complejas de México, encargada de gestionar miles de documentos cada año relacionado con la asignación, petición y seguimiento de asuntos administrativos y operativos dentro de la organización. La gestión de estos documentos se realizaba mediante diversos mecanismos manuales, lo que representaba un desafío significativo en términos de eficiencia, costos y recursos. Con una estructura organizativa tan grande y un flujo constante de información, el control de la comunicación interna y externa se volvió cada vez más complejo, lo que requería de grandes cantidades de tiempo, dinero y esfuerzo humano para asegurar el seguimiento adecuado de cada caso.

El manejo manual de los documentos y la asignación de pendientes a los responsables adecuados generaban demoras y errores, lo que afectaba la calidad del servicio y aumentaba los costos operativos. La falta de un sistema automatizado complicaba el control de los tiempos y el seguimiento de cada uno de los casos, lo que obligaba a la SEP a invertir grandes recursos materiales y humanos para garantizar que todos los procesos administrativos se cumplieran a tiempo.

Ante este escenario, la SEP decidió implementar los módulos de Control de Gestión de IVTI, con el objetivo de optimizar el proceso de manejo de documentos, el control de pendientes y el seguimiento de casos dentro de la organización. La solución proporcionada por IVTI consistió en una herramienta automatizada que permitió gestionar de manera eficiente tanto la información entrante como saliente, mejorando así el control de los flujos de trabajo y reduciendo los tiempos de respuesta.

La implementación de esta solución incluyó la instalación de módulos de control automatizados para el seguimiento de documentos y tareas. Esto permitió asignar automáticamente los pendientes a los responsables correspondientes, asegurando que cada actor tuviera claridad sobre sus responsabilidades y los plazos establecidos. Además, se implementó un sistema de seguimiento en tiempo real que facilitó la identificación de posibles retrasos o desviaciones en los procesos, permitiendo tomar medidas correctivas de manera inmediata. La automatización de los procesos también permitió reducir considerablemente el uso de recursos materiales y humanos, lo que se tradujo en importantes ahorros económicos y en un aumento de la productividad de los empleados al liberar tiempo para actividades más estratégicas.

Los resultados de la implementación de la solución de Control de Gestión fueron sobresalientes. La automatización de la asignación y el seguimiento de pendientes permitió una reducción significativa en el tiempo dedicado al manejo de documentos y tareas administrativas, lo que agilizó el flujo de trabajo y mejoró la eficiencia general de la organización. Además, la optimización de los recursos permitió reducir los costos operativos, tanto en términos de materiales como de personal, lo que representó un ahorro sustancial para la SEP.

Con la implementación de esta solución, la Secretaría de Educación Pública también logró mejorar la calidad del servicio, ya que el seguimiento puntual de los casos permitió mayor transparencia y un mejor servicio tanto a los empleados internos como a los ciudadanos que interactúan con la institución. La capacidad de realizar un control detallado y en tiempo real de los pendientes y documentos permitió a la SEP tomar decisiones más informadas y detectar posibles problemas antes de que se convirtieran en situaciones críticas.

IVTI se enorgullece de haber sido parte de esta exitosa transformación, brindando soluciones tecnológicas que contribuyen al fortalecimiento de la gestión pública en México.