La SEMARNAT es la institución encargada de proteger y conservar los recursos naturales en México, gestionando una variedad de trámites y solicitudes relacionadas con el medio ambiente. La organización enfrentaba varios desafíos relacionados con la gestión y el seguimiento de los documentos y expedientes de los clientes. A pesar de contar con diversos sistemas para manejar estos trámites, dichos sistemas operaban de manera desconectada y gestionaban la información en bases de datos separadas, lo que dificultaba la comunicación entre los departamentos y la centralización de la información. Adicionalmente, la SEMARNAT mantenía repositorios físicos de documentación que no estaban organizados de manera eficiente, lo que complicaba el acceso y el control de los expedientes.

El principal desafío era la falta de integración entre los sistemas que la SEMARNAT utilizaba para gestionar los trámites, lo que impedía que la información fluyera de manera eficiente entre los diferentes departamentos y sistemas. Esta desconexión generaba una carga administrativa considerable y un riesgo de duplicación de datos. Además, los documentos físicos que se almacenaban en archivos no estaban suficientemente organizados ni accesibles, lo que dificultaba el seguimiento de los expedientes y aumentaba el tiempo requerido para recuperar la información necesaria para atender solicitudes y trámites. La necesidad de centralizar y controlar todos los documentos en un solo repositorio accesible y administrado de manera eficiente era urgente.

IVTI desarrolló e implementó una solución de Control de Gestión que integró todos los sistemas de la SEMARNAT en un único entorno. Esta solución permitió que los diferentes sistemas de gestión de trámites pudieran compartir y transferir información entre sí de manera fluida, eliminando la desconexión que existía entre ellos. La información recabada por los diferentes sistemas ahora se centralizó en un repositorio único, administrado de manera eficiente y accesible para todas las áreas involucradas en el proceso. Este repositorio centralizado permitió un control detallado de los expedientes, lo que facilitó el acceso a los documentos y el seguimiento de los trámites en tiempo real.

La implementación de la solución de Control de Gestión permitió a SEMARNAT superar sus desafíos operativos y administrativos. La integración de los sistemas eliminó la duplicación de datos y mejoró la eficiencia operativa, al permitir que la información fuera compartida y gestionada de manera centralizada. Además, el control automatizado de los expedientes garantizó un seguimiento más preciso de los trámites, lo que mejoró la atención a los ciudadanos y las entidades externas. La reducción en el uso de documentos físicos contribuyó a un ahorro significativo en costos operativos y permitió a SEMARNAT mejorar su eficiencia en la gestión de la documentación. También se logró una mayor transparencia en los procesos internos, ya que los expedientes ahora se podían consultar de manera rápida y precisa.

La implementación de la solución de Control de Gestión de IVTI transformó la manera en que SEMARNAT gestionaba los trámites y expedientes, resolviendo la desconexión entre los sistemas y mejorando la eficiencia operativa. Esta solución no solo permitió la centralización de la información, sino que también optimizó el acceso a los documentos, facilitando el seguimiento de los expedientes y la toma de decisiones. El éxito de este proyecto demuestra cómo la integración de sistemas y la automatización de procesos puede mejorar significativamente la gestión administrativa en las instituciones gubernamentales. IVTI se enorgullece de haber contribuido a esta transformación en SEMARNAT, ayudando a la institución a alcanzar una gestión más ágil, eficiente y sostenible.