El ISSSTE, como muchas grandes organizaciones, debe gestionar y controlar una cantidad significativa de información que fluye tanto internamente como hacia el exterior. Esta información, que incluye documentos y correspondencia, se manejaba tradicionalmente mediante procesos manuales que requerían la impresión de miles de documentos cada año. Estos procesos manuales no solo eran ineficientes, sino que también representaban una carga económica considerable y un alto gasto en horas hombre, además de generar riesgos de errores en la asignación y el seguimiento de los documentos.

El control de la información saliente y entrante del ISSSTE implicaba la participación de diversos roles dentro de la organización, todos ellos trabajando en conjunto para asegurar que los documentos fueran correctamente gestionados. Sin embargo, el proceso no era lo suficientemente ágil ni eficiente, lo que llevaba a retrasos en los tiempos de respuesta y requería un esfuerzo coordinado y exhaustivo para mantener todo bajo control.

Para resolver estos problemas, el ISSSTE decidió implementar una solución integral de Control de Gestión desarrollada por IVTI, que permitiría un manejo más eficiente de la entrada, salida y asignación de documentos. La solución se diseñó para facilitar el control de todos los flujos de trabajo relacionados con la correspondencia y otros documentos clave dentro de la organización, optimizando los tiempos de respuesta y reduciendo significativamente la carga de trabajo manual.

Estos procesos no solo permitieron un control más eficiente y efectivo de los documentos, sino que también mejoraron el seguimiento y la asignación de tareas entre los diferentes actores dentro de la organización. Gracias a esta solución, todas las tareas asignadas desde la Dirección General se pudieron realizar en tiempo y forma, con un seguimiento detallado y la seguridad de que cada pendiente estaba siendo gestionado correctamente.

La implementación de la solución de Control de Gestión de IVTI permitió al ISSSTE optimizar su manejo de documentos y correspondencia, reducir costos operativos y mejorar la eficiencia en la asignación y seguimiento de tareas. La automatización de estos procesos facilitó el control de los flujos de trabajo, lo que llevó a una organización más ágil y productiva. Además, la trazabilidad y el control detallado de los documentos y pendientes aumentaron la transparencia y la capacidad de respuesta de la institución.

Este caso demuestra cómo la integración de soluciones tecnológicas puede transformar la gestión interna de las organizaciones gubernamentales, optimizando sus recursos y mejorando significativamente la calidad de los servicios ofrecidos tanto a empleados como a ciudadanos.

IVTI se enorgullece de haber sido parte de esta exitosa transformación, brindando soluciones que contribuyen al fortalecimiento de la eficiencia administrativa en instituciones públicas como el ISSSTE.