La CONDUSEF es una institución pública encargada de proteger los derechos de los usuarios de servicios financieros en México. Para cumplir con su misión, maneja una gran cantidad de documentación tanto interna como externa, que requiere ser enviada, recibida y procesada de manera eficiente. Sin embargo, los procesos tradicionales de gestión de mensajería involucraban una carga considerable de trabajo manual, el consumo de millones de hojas de papel al año, y grandes cantidades de personal para controlar y gestionar la información.

El principal desafío al que se enfrentaba la CONDUSEF era la ineficiencia y la sobrecarga de recursos asociada al manejo de la correspondencia y la documentación. El proceso manual de enviar y recibir información, tanto dentro de la institución como con entidades externas, generaba altos costos operativos y dificultaba el seguimiento oportuno de los documentos. La necesidad de reducir el uso de papel y mejorar la eficiencia operativa era crítica para la institución, especialmente considerando el volumen de documentos manejados anualmente.

Para abordar estos desafíos, IVTI implementó una solución integral de Gestión de Mensajería que automatizó y optimizó los procesos clave de manejo de documentos. La solución incluyó la creación de un sistema para el control de la recepción, el envío y la entrega de documentos tanto internos como externos. A través de esta herramienta, se automatizó el proceso de asignación de documentos a las diferentes áreas dentro de la CONDUSEF y se mejoró la trazabilidad de cada expediente, permitiendo un seguimiento detallado de la información que ingresaba y salía de la institución.

Uno de los aspectos más innovadores de la solución fue la implementación del oficio electrónico con firma electrónica, lo que permitió eliminar la necesidad de imprimir documentos físicos y facilitar la validación electrónica de la correspondencia, mejorando la seguridad y eficiencia del proceso. Además, se integró el uso de servicios de mensajería externa como SEPOMEX y empresas privadas para el envío de documentación, y se creó un sistema para administrar los convenios con estas empresas, lo que mejoró la logística y redujo los costos asociados con los servicios de mensajería.

La solución también incluyó la automatización de la generación de portadas de los expedientes y el control detallado de la entrega de documentos internos, asegurando que la información fuera entregada a las áreas correspondientes de manera oportuna y eficiente.

Gracias a la solución de Gestión de Mensajería implementada por IVTI, la CONDUSEF logró transformar su manejo de la documentación, mejorando la eficiencia operativa, reduciendo costos y contribuyendo a un entorno más sostenible. Esta implementación no solo optimizó los procesos internos, sino que también mejoró la comunicación externa con otras entidades, ofreciendo un servicio más ágil y seguro para los ciudadanos y las instituciones con las que interactúa.

Este caso de éxito demuestra cómo la tecnología puede ayudar a las organizaciones gubernamentales a mejorar su eficiencia y a reducir su impacto ambiental, mientras optimizan sus recursos y mejoran la calidad del servicio que brindan a la sociedad. IVTI se enorgullece de haber sido parte de esta transformación en la CONDUSEF, contribuyendo al desarrollo de soluciones tecnológicas que mejoran la gestión administrativa en el sector público.